توسعه فردى، غلبه بر اهمال كارى
چگونه یک لیست انجام کار داشته باشیم و واقعا به آن عمل کنیم؟
یکی از قوی‌ترین راه‌ها برای کاهش استرس و از پا در آوردن زمانی که احساس اضطراب می‌کنید، نشستن با یک قلم و تکه کاغذ و نوشتن تمام کارهایی است که باید انجام دهید و یک برنامه ریزی ساده برای انجام کارها سروقت داشته باشید. دیوید آلن، نویسنده کتاب “انجام امور” می‌گوید: “ذهن را به حرکت درآورید”. این کار، مغز شما را از بار اضافی خلاص می‌کند و وقتی ببینید که لیستی از تمام چیزهایی که باید انجام دهید دارید، حس راحتی به شما دست می‌دهد با این که می‌دانید کارهایی برای انجام دادن هست اما مرتب و برنامه ریزی شده .
با این حال، تنها مشخص کردن کارهایی که باید انجام دهید، به معنای امام آن ها نیست. این تنها اولین قدم است.
برای اینکه بتوانید از تهیه لیست کارهایی که باید انجام دهید و طبق برنامه ریزی پیش بروید تا سود ببرید، کارهای کمی باید انجام دهید و این باعث می‌شود تا تهیه این لیست موثرتر باشد.
- آنچه را که باید انجام دهید به وضوح مشخص کنید
مثلا عنوان کردن کارها به صورت خلاصه شیوه خیلی درستی نیست و خود اینکار باعث بی برنامگی می شود مخصوصا اگر در دورانی پر مشغله باشید. مثلا “با استاد صحبت کن”، این عنوان بسیار خلاصه است و فرض کنید در برنامه تان ده ها کار دیگر لیست شده باشد.
وقتی که بعد از مدتی به لیست مراجع می کنید ممکن است به خاطر نداشته باشید که در رابطه با چه چیزی باید با استادتان صحبت می کردید!
خود این موضوع بسیار کلافه کننده می باشد!
وقتی این مدل لیستی را درست می کنید، هدف برنامه ریزی دقیق و به یاد داشتن جزئیات است. اما بعد از یک هفته یا چند روز کاری که می‌خواهید انجام دهید کارها مبهم شده‌است. درست تر و دقیق تر آن است که بنویسید “با استاد در رابطه با ارائه مقاله فصل اول صحبت کن”. مطمئنا، ممکن است چند ثانیه دیگر طول بکشد تا کلمات اضافی را بنویسید اما بعدا وقتی برای انجام این کار می‌آیید از خودتان تشکر می‌کنید.
نوشتن کارهایی مانند این باعث می‌شود که مشخص شود دقیقا چه کاری باید انجام دهید و مرر جزئیات خود به منظم کردم ذهن کمک بسیاری می کند. و زمانی که برای شروع کار خود بنشینید، خواهید دانست که دقیقا چه چیزی در انجام این کارها دخیل است تا بتوانید تصمیمات بهتری در مورد آنچه که باید بر روی آن کار کنید بگیرید.
هم چنین زمان زیادی را صرفه‌جویی می‌کند چون وضوح به این معنی است که شما قادر خواهید بود فایل‌های مناسب را به دست آورید و به جای این که مجبور شوید چند دقیقه را صرف تلاش برای به خاطر سپردن آنچه که باید انجام دهید بکنید، فورا شروع به کار کنید.
- زمان کارهایتان را به صورت تصادفی تعیین نکنید
خیلی وسوسه کننده است که زمانی را به هر کاری که می‌نویسید و نمی‌خواهید فراموش کنید، اضافه کنید، درست است؟
اینکه کارهای پیش آمده را فورا به لیست اضافه کنید باعث می شود تا در روز رسیدگی به آن ها دچار بی نظمی شوید و گاها از برنامه خارج شوید. در عوض، با استراتژیک بهتری عمل کنید. اگر قصد دارید در یک روز مشخص یکی از کارهایتان را انجام دهید، به طور مثال فقط یک قرار ملاقات بگذارید. بهتر از آن است که چند قرار کاری را در یک روز بگذارید!
اگر در انجام یکی از کار ها مشکلی پیش بیاید (مثلا از نظر زمانی بیشتر از حد انتظار طول بکشد) بقیه کار ها هم از برنامه خارج می شوند.
فقط سعی کنید که لیست کارهای روزانه خود را مدیریت و واقع گرایانه برنامه ریزی کنید.گاهی هم می توان چند برنامه کاری را در یک روز گنجاند!
- لیست کارهای روزانه تان را با بیش از ده کار پر نکنید
اغلب افراد بر این باورند که بیش از این مشغول کار هستند و باید حداقل بیست کار در لیست خود داشته باشند.
با تمام عوامل حواس‌پرتی، شرایط اورژانسی و مزاحمت‌ها که هر روز ممکن است اتفاق بیوفتد این بیست کار را انجام نخواهید داد. شما تا پایان روز ناامید خواهید شد زیرا برنامه‌ریزی مجدد برای ۲۵ تا ۵۰ درصد از کارهایی که در لیست تان نوشته بودید را دارید.
ده کار مهم را در لیست خود انتخاب کرده و آن‌ها را به نحوی از نظر الویت مزتب کنید. این نه تنها شما را بر آنچه مهم است متمرکز می‌کند، بلکه شما را مجبور می‌کند کارهایی را انتخاب کنید که بیش‌ترین تاثیر مثبت را در روز شما خواهند داشت.
وقتی به این شکل لیست کارهایی که باید انجام دهید را اولویت‌بندی می‌کنید، طبیعتا تمرکز بیشتری خواهید داشت و وقت ارزشمند خود را صرف کارهایی خواهید کرد که شما را به سمت پروژه‌ها و اهداف تان سوق می‌دهند.
- کارهای مشابه را در یک گروه قرار دهید
وقتی به لیست کارهایی که باید انجام دهید نگاه می‌کنید متوجه خواهید شد که بسیاری از کارها مشابه هستند.
برای مثال، تماس تلفنی با مشتریان خود. اگر شما دو یا سه کار در لیست روزانه خود دارید که شامل تماس با مشتریان است، آن‌ها را با هم دیگر گروه‌بندی کنید و آن‌ها را به طور همزمان انجام دهید. سی دقیقه یا بیشتر برنامه‌ریزی کنید تا تماس‌های خود را انجام دهید و آن‌ها را یکی پس از دیگری انجام دهید. به همین ترتیب، اگر وظایف مربوط به ایمیل دارید، آن‌ها را نیز با هم گروه‌بندی کنید. خواهید دید که کارهای بیشتری انجام می شود و ذهن شما بیشتر بر روی کاری که انجام می‌دهید تمرکز می‌شود.
این می‌تواند زمانی که شما بین انواع مختلف کار در طول روز در حال تغییر هستید، آشفته شود و برنامه ریزیتان را بهم بزند. برای کارآیی و بهره‌وری بیشتر از لیست بهتر است که کارهای مشابه را با هم انجام دهید.
- انگیزه دادن به لیست کارهایی که باید انجام دهید
زمانی که کارهایی مانند “پاسخ به ایمیل” یا “انجام تماس‌های پی‌گیری مشتری” را می‌نویسید، هیچ انگیزه واقعی در آن وجود ندارد. به نظر می‌رسد که در حال انجام کارهای روزمره هستید. در صورت امکان، کارهایی مانند “صفر کردم ایمل های خوانده نشده” را بنویسید. این ممکن است ساده به نظر برسد، اما بسیاری از اوقات لیست کارهایی که باید انجام شود هیچ ارزش احساسی ندارد. این تنها یک لیست از کارهایی است که باید انجام دهید، اما اگر کمی انگیزه و احساس به جملات اضافه کنید تاثیرشان را در زمان مشخص شده هر کار خواهید دید.
برای کمک به الهام بخشیدن به این لیست، کارهایی را بنویسید که یک واکنش احساسی را برمی‌انگیزند. خوشحال کردن مشتری انگیزه بیشتری به شما می‌دهد تا اینکه فقط با او تماس بگیرید، چون این شغل شماست و یا رقابت با خودتان برای نزدیک کردن ایمیل های دریافتی تان به صفر در هر روز کمی بیشتر به کار شما اضافه می‌کند.
یک راه دیگر برای ایجاد انگیزه بیشتر در لیست کارهایی که باید انجام دهید این است که لیست روزانه خود را کوتاه نگاه دارید. همانطور که در بالا گفتیم، زمانی که لیست کارهایی که روزانه انجام می‌دهید بیش از ده کار نباشد، احساس راحتی بیشتری خواهید کرد. اگر بین بیست تا سی کار بر روی آن بنویسید، قطعا در نگاه اول سخت خواهد بود. بهتر است نگاهی به لیست روزانه خود بیندازید و احساس انگیزه کنید تا اینکه به لیست خود نگاه کنید و احساس گرفتاری کنید.
- یک بررسی هفتگی انجام دهید
برای هر کسی که کتاب “به دست آوردن چیزها” اثر دیوید آلن را خوانده باشد، بررسی هفتگی یک مفهوم آشناست. اگر می‌خواهید که لیست کارهایی که باید انجام دهید موثر و به روز باقی بماند، هر هفته بررسی هفتگی آن ضروری است.
در عرض یک هفته که شما با عجله به این سو و آن سو می‌روید، چیزهایی را از دست خواهید داد. بررسی هفتگی جایی است که شما برای یک ساعت توقف می‌کنید و تصویر بزرگی از آنچه که باید انجام دهید به دست می‌آورید.
به طور ایده‌آل، بررسی هفتگی شما باید در یک مکان بدون حواس‌پرتی انجام شود تا بتوانید تنها بر روی کاری که باید انجام دهید تمرکز کرده و برای هفته آینده برنامه‌ریزی کنید. انجام یک بررسی هفتگی شما را در کنترل کامل قرار می‌دهد و برنامه بهتری به شما ارائه می دهد. این بهترین راه برای شروع یک هفته با یک برنامه و یک مسیر است و راهی برای اطمینان از این است که کارهای درست را انجام می‌دهید و گرفتار کارهای کوچکی نمی‌شوید که شما را در پروژه‌ها و اهداف تان پیش نمی‌برد.
نتیجه گیری
زمانی که به درستی از یک لیست برای کارهایی که باید انجام دهید استفاده کنید، می‌توانید انگیزه‌ای داشته باشد که شما را وادار به انجام بهترین کار و رسیدن به چیزهای شگفت‌انگیز می‌کند. همچنین این لیست به شما کمک کند استرس خود را کاهش دهید و از بین ببرید، به جای این که سعی کنید همه چیز را در ذهن خود به یاد داشته باشید، تمام کاری که باید انجام دهید را بنویسید و فقط لیستتان را مرتبا بررسی کنید.
بیایید راهکارهای کلیدی را بررسی کنیم:
- کارها را به صورت واضح بنویسید تا مشخص شود چه کاری را به چه صورت باید انجام دهید.
- تاریخ‌هایی را اضافه کنید که معنی‌دار هستند و تصادفی نیستند و با برنامه درست انتخاب شده اند.
- فقط حداکثر ده تا دوازده کار علامت‌گذاری شده در روز را در لیست کارهایی که باید انجام دهید قرار دهید. اگر شما در پایان روز وقت و انرژی داشته باشید، همیشه می‌توانید کارهای بیشتری را اضافه کنید و انجام دهید.
- کارهای مشابه را با هم دیگر گروه‌بندی کنید تا بتوانید همزمان بر روی نوع کاری که انجام می‌دهید تمرکز کنید.
- وظایف خود را بنویسید طوری که آن‌ها معنی‌دار و انگیزه دهنده باشند.
- هرگز انجام یک بررسی کامل هفتگی را از دست ندهید.